Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон. Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом. Как составить акт на уничтожение документов. Как не ошибиться с датой акта. Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны.
Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов. Акт оформлен — как избавиться от макулатуры. Оформляем факт уничтожения документов. Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя? Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме. Итоги. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон.
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов).
Как правильно составить и заполнить акт об уничтожении документов. Скачать образец акта и его форму. Особенности утверждения.
В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно- хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы). Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что- то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения. ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. Об архивном деле в РФ» от 2.
Он заключается в следующем: Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение. Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК). Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к. Образец приказа о создании экспертной комиссии.
Форма: Приказ руководителя организации об уничтожении документов. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура. Как составить акт на уничтожение документов.
Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень. 12, Приказы генерального директора по основной деятельности. Акт уничтожения документов образец содержит строку «Описи дел постоянного хранения за Пример составления Акта об уничтожении документов и дел. Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав. В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения
Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом. О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации». Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.
К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.
Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия. В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется. Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении .
Во- первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно- хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию: Скачать пример акта.
Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы.
Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.
Как не ошибиться с датой акта. Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее: документы, созданные до 2.
Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 0. Минкультуры от 2. Это обусловлено тем, что приказ .
А отдельные сроки перечня- 2. При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2. Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны.
В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает. В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения. Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить). Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов.
На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем- 2. НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов.
О бухгалтерском учете» от 0. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы. Инструкция По Эксплуатации Штатной Магнитолы Бмв Е39. Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст.